天津外国语大学文件
津外大校〔2014〕8号
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关于印发《天津外国语大学会议费管理办法》的通知
各单位、各部门：
《天津外国语大学会议费管理办法》已经校长办公会议研究通过，现予以印发，请遵照执行。
天津外国语大学
2014年4月15日
天津外国语大学会议费管理办法
第一章 总则
第一条 为深入贯彻中央八项规定和市委、市政府关于厉行节约、制止奢侈浪费行为和精简会议的有关文件精神，加强和规范学校会议费管理，节约会议费开支，根据《关于印发天津市党政机关会议费管理办法的通知》（津财行政〔2013〕74号）等文件要求，结合学校实际情况，特制定本办法。
第二条 各单位应建立健全会议审批管理制度，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。
第三条 各单位举、承办会议应该与教育教学、学科建设、科研活动、国际交流等紧密相关，经费的使用应当与所举办的活动具有相关性。各单位举、承办的会议实行分类管理。
第四条 会议经费来源包括：财政专项经费、学校预算经费、教育教学经费、科研经费和其他经费。
第五条 各单位应当严格会议费预算管理，控制会议费预算规模。会议费预算要细化到具体会议开支项目，执行中不得突破，如突破预算，须按原程序审批。
第二章 会议分类和审批
第六条 依据《天津市党政机关会议费管理办法》（津财行政〔2013〕74号）相关规定，结合天津外国语大学作为高等院校的实际情况，将各单位举、承办会议划分为学术类会议和行政类会议进行分类管理。
第七条 学校建立年度会议计划编报和审批制度，各单位举、承办的重要会议，学校根据实际情况列入下一年度党政工作要点；来不及列入党政工作要点的突发性会议，履行相应审批程序后，学校同等对待。
第八条 各单位举、承办会议实行归口审批、总体协调。主办单位对会议进行周密筹划，根据要求提前上报会议举办申请。
（一）行政类会议由主管部门审核汇总。其中，学校层面组织召开的各类会议由校办公室审核，并报学校党政主要领导批准；职能处室组织召开的各类会议由部门领导审核，并报主管校领导批准；教学、教辅单位组织召开的各类会议由主管部门审核，并报主管校领导批准。
（二）学术性会议由科研处审核汇总。其中，国际性的学术活动，需由国际合作与交流处和科研处会签意见后，报主管校领导批准。
第九条 经过批准的会议，均由会议审批部门报校办公室、保卫处备案。根据学校总体工作安排，与主办单位协商一致后，校办公室可对会议做出调整。
第十条 严格控制各类会议会期。以学校名义举、承办的全国性学术会议会期不得超过2天。行政类会议以及其他学术会议会期一般不得超过1天。
会议报到和离开时间，以学校名义举、承办的全国性学术合计不得超过2天，行政类会议以及其他学术会议合计不得超过1天。
第十一条 严格控制会议规模。以学校名义举、承办的全国性学术会议，参会人员视内容而定，严格限定会议代表数量，其中工作人员控制在代表人数的15%以内。行政类会议一般不得超过150人，其中工作人员控制在会议代表人数的10%以内。
第十二条 各单位召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。传达、布置类会议优先采取电视电话、网络视频会议方式召开。
第十三条 按照文件相关规定，各单位举、承办会议一般不得离津召开，也不得前往风景名胜区召开；各单位举、承办会议应当优先选择在校内召开；当校内不具备召开条件时，可根据政府采购管理的范围，选择具有“中央会议定点资格”或“天津市会议定点资格”的在津定点饭店召开。
第三章 会议费开支范围、标准和报销支付
第十四条 会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
前款所指交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
第十五条 参照《天津市党政机关会议费管理办法》，结合我校实际情况，制定会议费开支标准如下：
（一）会议费开支实行会前预算、综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。综合定额标准是会议费开支的上限，各单位应在综合定额标准以内结算报销。会议费综合定额标准如下:
单位：元/人天
会议类别 住宿费 伙食费 其他费用 合 计
学术类会议 220 140 90 450
行政类会议 180 130 40 350
（二）会议住宿费在定额控制标准以内凭据报销。会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须住会的以外，不安排住宿。参会人员在50人以内且无外地代表的会议,原则上在单位内部会议室召开,不安排住宿。
（三）餐费票据应与会议议程中就餐地点相符。存在多地就餐或与就餐地点不符的票据不予报销。
（四）会议费定额控制标准中“其他费用”包含：会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
（五）会议聘请专家发生的咨询费、评审费、讲座费等其他费用，参照相关经费管理办法执行。
第十六条 各单位在会议结束后应当及时汇总票据，集中办理报销手续，会议费在开支范围内凭发票报销。财务部门要严格按规定审核会议费开支，对未经过审批签字的会议计划以及超范围、超标准开支的经费不予报销。
第十七条 会议费报销附件应包括：
（一）经批准的会议审批表（附件1、2）、会议经费预算单（附件3、4）和会议经费决算单（附件5、6）；
（二）会议通知（包含会议议程）；
（三）实际参会人员签到表（附件7）；
（四）会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭据（如通过旅行社、会议中心组织会议，还须附与旅行社、会议中心签订的委托协议或合同等相关资料）。
第十八条 各单位会议费支付，应当集中支付，以银行转账或公务卡方式结算。
第四章 监督检查和责任追究
第十九条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
各单位应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；工作会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果和茶歇。
不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品、礼品；不得额外配发洗漱用品。
第二十条 各单位对其所举、承办的会议承担监管责任，会议所使用经费的项目负责人承担直接责任。相关责任人应切实加强会议费的管理，对于弄虚作假、举办虚假会议，虚增会议支出套取现金等违法违规行为，按照有关规定严肃处理。
第五章 附则
第二十一条 本办法所指学术类会议范围按照《天津外国语大学大型活动管理办法》所指学术会议范围确定；使用上级外事部门专项拨款举办的国际会议，按照《在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法》（财行〔2012〕1号）执行。
第二十二条 本办法未涉及到内容，遵照《关于印发天津市党政机关会议费管理办法的通知》（津财行政〔2013〕74号）文件要求执行。
第二十三条 滨海外事学院、附校、滨海附校根据本实施办法，结合本单位实际情况，对相关事项作出具体规定。
第二十四条 本办法自发布之日起施行，由校办公室、财务处负责解释。此前有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
天津外国语大学办公室 2014年4月15日印发
