为贯彻落实中央八项规定和市委、市政府要求,进一步规范学校外事接待管理,厉行勤俭节约,反对铺张浪费,加强党风廉政建设,切实做好外事接待工作,根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》、《天津市党政机关外宾接待经费管理办法》三项管理办法的有关规定,结合学校实际,特制定本办法。
第一章 总 则
第一条 为进一步规范外宾接待工作,加强外宾接待经费管理,强化预算监督,根据相关法律法规,结合学校实际,制定本办法。
第二条 本办法中的“外事接待工作”系指国外以及我国港、澳、台地区团体或个人的来访接待工作。
第三条 本办法适用于天津外国语大学各部门接待国外、境外来宾工作。
第四条 各部门外宾接待工作应当坚持服务外交、友好对等、务实节俭的原则。
第五条 各部门邀请外宾来访应当严格按照国家和我市有关外事管理规定,严格执行计划审批规定。接待计划应当本着勤俭节约的原则,明确外宾团组中我方招待的人数、天数、费用开支范围以及资金来源、列支渠道、预算等。计划编制原则上应严格控制在年度外宾接待费预算内,无特殊原因不得突破。
第二章 接待审批流程
第六条 外宾接待应当在服务国家总体外交的基础上,结合我校实际情况以及学校学科专业发展的趋势与要求,科学制定计划,合理统筹安排,规范提出邀请。
第七条 根据相关规定需天津市人民政府外事办公室(市外办)审批的来访团组,需由申请单位报我校外事部门,并由我校外事部门报市外事办公室审批后,对外提出邀请;其他一般性团组由申请单位直接报我校外事部门审批后,对外提出邀请。对外邀请应坚持业务对口、级别对口的原则。
第八条 学校外事接待工作包括学校层面的外事接待工作和院系层面的外事接待工作两个部分。
(一)“学校层面的外事接待工作”系指涉及到学校层面或若干个院系的外事接待工作。
(二)“院系层面的外事接待工作”系指仅涉及到单个院系或机构的外事接待工作。
第九条 学校外事接待工作实行分级负责、对口接待,根据来访团组和外事活动的内容,由相应部门或单位组织实施。
第十条 外事来访活动确认后,相关单位、部门应当将此次活动相关情况(包括来访目的、来访团组的人员名单及相关背景资料、来访日程安排、费用承担方式)形成书面材料,提前7个工作日报至国际合作与交流处,由国际合作与交流处审核后提交主管外事校领导批准。审批通过后,由国际合作与交流处和相关部门具体负责接待。
第十一条 外事接待工作如需邀请校领导出席,需在来访接待的书面申请中提出,由国际合作与交流处与校办协调,邀请校领导出席。
第十二条 外事接待所涉及到的具体活动项目,需由相关单位听取外事部门建议,安排相关人员负责;接待活动结束后一周内,国际合作与交流处将相关接待材料存档备案。
第十三条 接待计划一经下达,应认真执行,不可擅自增、减接待计划安排。如因需要,临时改变礼遇规格、接待日期、接待内容、参加会晤人员等,应先征得接待部门或领导的同意并符合相关规定。
第十四条 如外事接待活动中涉及到签订合作协议,相关单位、部门需提前将合作协议报至国际合作与交流处审核,由校领导直接签署协议或委派国际合作与交流处代为签署。其他任何单位、部门不应与国(境)外学校或相关机构签署任何形式的合作协议,备忘录除外。
第三章 开支范围及标准
第十五条 学校外事接待经费开支范围主要包括我校来访外宾团组或个人住宿、日常伙食、宴请、交通、赠礼等费用。
我校外宾接待经费原则上不负责外宾来华国际旅费。外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用,均为外宾自理。
第十六条 住宿标准按以下办法执行:
(一)外宾住宿应当注重安全舒适,不追求奢华。
(二)外宾住宿以我校国际交流中心为主。如遇国际交流中心客满等原因不便接待或确需校外住宿,可按照相关规定根据实际情况安排。校外住宿原则上应当为我校指定的有长期合作协议、价格优惠的酒店。
(三)外宾住房标准参照国家相关规定执行。
第十七条 日常伙食标准按以下办法执行:
(一)外宾日常伙食招待应本着勤俭节约的原则,依据相关伙食费标准选择菜品。
(二)外宾接待日常伙食原则上以国际交流中心餐饮部为主,提倡采用工作餐及自助餐等形式。
(三)外宾日常伙食费(含酒水、饮料)标准按照国家相关规定执行。
第十八条 宴请标准按以下办法执行:
(一)宴请外宾严禁讲排场,不上高档菜肴和酒水,杜绝奢侈浪费,严格按照标准安排。除宴会外,提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。
(二)每个团组宴请一般不超过2次(欢迎、欢送),原则上均安排在校内,也可根据实际需要安排1次校内、1次校外。
(三)宴请费标准参照国家相关规定执行。
(四)接待外宾的外事活动,我方参加宴请人数应当根据礼宾要求安排。
第十九条 交通(车辆使用)标准按以下办法执行:
(一)外宾用车应当根据实际情况安排,在符合礼宾要求的前提下,外宾出行应当集中乘车,减少随行车辆。
(二)外宾用车原则上以我校车辆为主,我校车辆无法安排时可报审批后由国际合作与交流处安排租车。
(三)接待外宾确需租用车辆的,应当与资质合格、运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同。
(四)活动结束之后国际合作与交流处派专人将评估报告、派车单、照片等材料复印存档。
(五)具体规定参照《天津外国语大学用车标准》执行。
第二十条 对外赠礼按以下办法执行:
(一)对外赠礼应当节约从简,实物礼品应当尽量选择具有中国特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品,朴素大方,不求奢华。
(二)对外赠礼应当根据礼宾要求确定赠礼标准,原则上由接待单位赠送一次。
(三)具体赠礼标准可参照国家外事接待相关规定执行。
第二十一条 中国文化体验费用:
(一)“中国文化体验费用”系指我校来访外宾参加的中国文化、民俗、美食体验活动产生的门票费、讲解费、交通费、餐饮费、活动费等。
(二)根据国家相关规定,接待外宾文化的体验活动尽量安排学校周边的免费景点参观,如五大道风景区,天津博物馆等,景点讲解员以我校志愿者为主。外宾在文化体验活动产生的门票费、交通费、礼品费等,按照规定均由外宾自理。
第四章 陪同人员及经费管理
第二十二条 陪同人员按以下办法执行:
(一)我方陪同人员级别、人数等事宜应当根据礼宾要求,参照国家相关接待标准执行。
(二)如需陪同外宾赴外地访问,陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照我校国内差旅费管理的有关规定执行。确需与外宾同餐、同行的,经校领导批准,实报实销。
第五章 监督检查
第二十三条 外宾接待经费的预决算应当按照预决算信息公开的有关规定,及时公开,接受社会监督。
第二十四条 外事、财务、审计等部门应当加强对外宾接待管理和经费使用情况的监督检查。各单位应如实提供包括接待计划、经费预算、开支报销凭证等在内的相关资料,主动配合接受检查,并认真落实检查意见。
第二十五条 违反本办法规定,有下列行为之一的,按照《财政违法行为处罚处分条例》、《党政机关厉行节约反对浪费条例》等有关规定,责令整改,追回资金,并追究有关人员责任:
(一)擅自提高接待开支标准的;
(二)计划未经批准接待外宾并要求学校报销的;
(三)违规扩大外宾接待开支范围,或报销与接待无关费用的:
(四)虚报外宾接待级别、人数、天数,套取接待经费的;
(五)使用虚假发票报销接待费用的;
(六)其他违反本办法的行为。
第二十六条 本办法自公布之日起执行,相关解释权由我校参照国家相关文件执行。
天津外国语大学办公室 2015年12月3日印发